Theresa Baretta : Faire évoluer votre organisation grâce à des procédures opérationnelles standardisées, des manuels et des systèmes (Ep. #30)

Par
L'équipe du meilleur gestionnaire
Coach exécutif BetterManager

27 avril 2021

Building Better Managers Podcast Episode #30 : Faire évoluer votre organisation grâce à des procédures opérationnelles standardisées, des manuels et des systèmes.

Si vous voulez faire évoluer votre entreprise, votre organisation ou votre société, écoutez quelques idées très fonctionnelles pour commencer avec votre équipe. Plus nous consacrons de temps aux bons systèmes, plus nous pouvons être créatifs au travail.

Dans cet épisode :

Je vous présente Theresa :

  • Theresa est une Operations Coachsultant™ et une Expérience Client extraordinaire avec un don pour tout ce qui est "cerveau gauche", y compris l'organisation, la stratégie et la systématisation, ce qui fait d'elle une personne idéale pour ses clients PDG créatifs "cerveau droit".
  • Forte de plus de 18 ans d'expérience, Theresa travaille avec des consultants créatifs et des stratèges pour rationaliser et systématiser leurs opérations en ligne afin qu'elles fonctionnent correctement, avec ou sans leur participation directe.
  • Les leçons de vie tirées du magasin de nouilles de sa famille et la façon dont elles s'appliquent à toutes les entreprises.

Les défis des entreprises à croissance rapide

  • À leurs débuts, et alors qu'ils se développaient à un rythme exponentiel, je me suis rendu compte qu'ils réinventaient constamment la roue.
  • De nombreux problèmes sont dus au fait que l'on réinvente la roue, que rien n'est fait de la même manière, que l'expérience varie d'un client à l'autre et qu'elle n'est donc pas aussi cohérente.
  • Ce que nous avons fini par faire, c'est d'imaginer comment un système ou un processus idéal fonctionnerait, quelle serait l'expérience que nous voudrions avoir. Grâce à cela, nous avons pu concevoir les systèmes appropriés, les normes de processus, afin de pouvoir les répéter encore et encore, et de moins réinventer la roue.
  • Il est également important de s'éloigner de la personnalisation et de s'engager davantage dans la voie de la normalisation.
  • J'aimerais qu'il y ait aussi un élément productif, surtout si vous êtes dans un secteur technologique ou dans un secteur orienté vers les services. Vous voulez être capable d'avoir quelque chose qui peut être fait par n'importe qui dans l'équipe.
  • Pour que vos systèmes soient efficaces, vous devez disposer de bases solides pour vos normes et vos services.

Procédures opérationnelles standard (POS)

  • C'est au niveau de la formation de l'équipe que les procédures opérationnelles standard ont le plus d'impact. En particulier lorsque vous accueillez de nouveaux membres de l'équipe ou si vous avez mis en place un plan de succession. Si vous faites évoluer un membre de votre équipe vers un rôle différent et que vous devez le remplacer, vous ne perdez pas les connaissances de ce rôle.
  • En établissant des procédures opérationnelles standardisées, ils vont se former sur la base des meilleures pratiques, des principes directeurs que vous souhaitez voir ce nouveau membre de l'équipe travailler aux côtés de votre entreprise.
  • Ce qu'il y a de bien avec la technologie de nos jours, c'est qu'elle nous permet d'avoir accès à des éléments que nous pouvons vraiment utiliser pour renforcer les POS. Habituellement, lorsque nous élaborons un POS, nous voulons le garder simple. La première chose à faire est donc de s'assurer que nous enregistrons une capture d'écran ou une vidéo de ce que nous faisons, en prenant le processus du début à la fin, afin de pouvoir le voir en temps réel.
  • Vous voulez le documenter en étapes simples et utiliser différentes modalités. Identifiez les cinq étapes les plus importantes de chaque POS, puis déclinez-les en mots, en audio et en vidéo, car nous avons tous des façons différentes d'apprendre.

Playbooks

  • La différence entre les Playbooks et les SOPs est que les SOPs sont plus des "aides au travail" - ils vous aident à accomplir vos tâches et fonctions avec efficacité et efficience. Un Playbook vous donne une vue d'ensemble de haut niveau, du début à la fin.
  • Par exemple, si vous êtes dans un processus de vente, que se passe-t-il à l'étape du prospect ? Que recherchez-vous en termes d'indicateurs clés de performance ou de résultats à atteindre ? Ensuite, si le prospect est converti, vous entrez dans le processus de vente, vous devez vous assurer que le contrat est signé, que les paiements initiaux sont collectés, puis passer par la séquence d'accueil.
  • Le Playbook peut en fait contenir tous ces différents éléments à travers ces différentes fonctions, étapes et politiques, afin que vous puissiez revenir en arrière et faire référence aux meilleures pratiques.
  • Options pour s'assurer que les employés ont accès à leurs Playbooks pertinents.

Créer une culture d'entreprise qui favorise une mise en œuvre efficace

  • La mise en œuvre commence d'abord par la culture. Ainsi, en tant que responsables, pour que notre équipe adhère au projet, nous devons d'abord la diriger. Il s'agit d'abord d'englober l'état d'esprit du système. Ainsi, dans tout ce que nous faisons, ou approchons, ou concevons, ou introduisons comme une nouveauté, il s'agit aussi de se demander : "Comment pouvons-nous intégrer cela dans un manuel de jeu afin d'avoir quelque chose pour commencer ?"
  • La meilleure façon de commencer est de se réunir en équipe et de se demander : "Où est le plus grand besoin en ce moment ? Qu'est-ce que nous faisons différemment et qui varie d'un membre de l'équipe à l'autre ?"
  • Modélisez les équipes ou les membres de l'équipe qui obtiennent des résultats exceptionnels. Commencez à documenter les procédures opérationnelles standard, puis concevez le manuel de jeu avec les meilleures pratiques. S'inspirer de ce qui a été positif, puis définir les risques et les intégrer, et enfin les intégrer dans le manuel. Ensuite, nous réunissons les membres de l'équipe et passons en revue chaque client ensemble pour les premières étapes de la mise en œuvre de ce nouveau manuel.

Téléchargements et ressources

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À propos de Theresa Baretta

Theresa Truong Baretta est une Operations Coachsultant™ et une Expérience Client extraordinaire avec un don pour tout ce qui est "cerveau gauche", y compris l'organisation, la stratégie et la systématisation, ce qui fait d'elle une personne idéale pour ses clients PDG créatifs "cerveau droit".

Forte de plus de 18 ans d'expérience, Theresa travaille avec des consultants et des stratèges créatifs pour rationaliser et systématiser leurs opérations en ligne afin qu'elles fonctionnent correctement, avec ou sans leur participation directe. Theresa souhaitait avoir la possibilité de passer du temps avec sa famille et la liberté de s'adonner à sa passion : créer, concevoir et affiner des systèmes pour d'autres types d'entreprises.

Transcription de l'épisode

Publié sur

27 avril 2021